Eltrim Kable Sp. z o.o. | Producent przewodów elektrycznych

Facebook +48 23 697 03 00

Obowiązek informacyjny:

Szanowni Państwo,
Administratorem Danych Osobowych zwany dalej ADO lub Administrator jest Eltrim Kable Sp. z o.o. z siedzibą w Ruszkowie
Klient – osoba fizyczna lub prawna, z którą Spółka zawarła chociaż jedną umowę kupna/sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub podmiot gospodarczy z którym spółka nawiązuje kontakt biznesowy.
Osoba kontaktowa – każda osoba fizyczna, która kontaktuje się z pracownikami i przedstawicielami Spółki w celu nawiązania współpracy handlowej, która może stać się Klientem. W szczególności osobą kontaktową może być pracownik Klienta lub osoba wyznaczona do jego reprezentacji. W takiej sytuacji Klient może udzielić takiej osobie stosownych upoważnień, o czym może poinformować Spółkę.
Administrator powołał inspektora d.s. ochrony danych osobowych, z którym należy kontaktować się korespondencyjnie na adres siedziby firmy, najlepiej z dopiskiem „Inspektor danych osobowych” lub wysyłając korespondencję na adres e-mail: iod@eltrim.com.pl we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych:
Dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych mogą być przetwarzane przez ADO w następujących celach:
Zawarcia umowy handlowej kupna/sprzedaży, oraz czynności zmierzających do zawarcia takiej umowy, włączając w to przypadki, kiedy do zawarcia tej umowy wymagane są dane osoby działającej w interesie i w imieniu Klienta, np. osoba taka jest uprawniona do składania zamówień w Eltrim Kable Sp. z o.o. w imieniu Klienta lub odbierania zamówień od Eltrim Kable Sp. z o.o. w imieniu Klienta.
Odpowiadania na zapytania związane z asortymentem towarowym oferowanym przez Spółkę w ramach czynności poprzedzających zawarcie umowy handlowej.
Realizacji obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze wynikających m.in. z przepisów prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości.

W przypadkach:
– Weryfikacji czy dana osoba fizyczna jest osobą uprawniona do reprezentowania Klienta, w szczególności, jeżeli
osoba taka zaciąga zobowiązania w imieniu Klienta np. pobierając towar w imieniu Klienta na podstawie
posiadanego upoważnienia.
– Dochodzenia roszczeń z tytułu wykonywania umów handlowych oraz ochrony przed takimi roszczeniami
– Marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług
– Utrzymywania relacji biznesowych pomiędzy Klientem i Spółką w ramach prowadzonej działalności gospodarczej
– Sporządzania raportów i analiz związanych z wykonanymi transakcjami, włączając w to historię płatności oraz
statystyki oferowanych/sprzedanych produktów i usług.
– Sporządzania statystyk odwiedzin oraz analizy ruchu sieciowego w zakresie korzystania z elementów
znajdujących się na stronie internetowej Administratora z wykorzystaniem narządzi Google Analytics.
podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora danych.
Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora

Zakres przetwarzania danych osobowych dotyczących zawieranych umów handlowych oraz czynności zmierzających do zawarcia takich umów:
Imię i nazwisko Klienta lub nazwa firmy
Adres prowadzenia działalności a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej adres podany przez Klienta,
Adresy dostaw towarów wskazanych przez Klienta,
numer rachunku bankowego, w przypadku realizowania zapłaty przelewem
podpis Klienta lub osoby przez niego upoważnionej na dokumentach wymagających podpisu (np. dokument odbioru towaru)
adres e-mail do korespondencji
numer telefonu kontaktowego
historię transakcji, w tym transakcje zakupu/sprzedaży, przesyłane zapytania ofertowe i zapytania o produkty
Historię komunikacji z Klientem

W przypadku danych osobowych Osób kontaktowych Administrator przetwarza:
Imię i nazwisko
Telefon kontaktowy
Nazwa firmy
Kontaktowy Adres e-mail
Zajmowane stanowisko (jeżeli Osoba jest pracownikiem Klienta)
Posiadane uprawnienia wskazane przez Klienta
Numer dokumentu tożsamości, w przypadku uprawnień do reprezentowania Klienta w zakresie odbioru towarów w imieniu Klienta
Historię komunikacji z Osobą kontaktową.

Podanie danych osobowych o których mowa powyżej jest dobrowolne i nie jest wymogiem ustawowym lub prawnym, jednak ich brak uniemożliwi wykonanie określonych działań ze strony Administratora zmierzających do zawarcia umowy handlowej lub innych usług, które są świadczone przez Administratora.
Administrator nie przetwarza żadnych danych osobowych w celach automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania o którym mowa w Ogólnym Rozporządzeniu dotyczącym ochrony danych osobowych.
Informacje dotyczące statystyk i analizy ruchu zbierane z wykorzystaniem narzędzi Google Analytics są przetwarzane w zakresie niezbędnym do sporządzania statystyk odwiedzin, jednak w pewnych specyficznych przypadkach mogą one wskazywać pośrednio lub bezpośrednio (adres IP) na dane osobowe.

Okres przechowywania danych:
W przypadku wykonania umowy handlowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dane Klienta niezbędne do zawarcia umowy handlowej przechowywane są 5 pełnych lat kalendarzowych od daty wystąpienia obowiązku podatkowego, nie krócej jednak niż do upływu roku od wygaśnięcia zobowiązań Administratora wynikających z umowy.
W przypadkach dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami dane przechowywane są minimum do momentu przedawnienia się roszczenia lub zakończenia postępowania, nie dłużej jednak niż do końca pełnego roku kalendarzowego po dacie przedawnienia się roszczenia lub zakończenia postępowania.
W przypadku kiedy przetwarzane są dane Osoby kontaktowej, dane przetwarzane są do momentu otrzymania żądania wstrzymania ich dalszego przetwarzania, lub otrzymania żądania ich usunięcia, chyba, że dane tej osoby związane są pośrednio lub bezpośrednio z nierozliczonymi umowami handlowymi, np. osoba występuje jako osoba odbierająca towar w imieniu Klienta. W takiej sytuacji dane przetwarzane są do chwili całkowitego rozliczenia transakcji z Klientem.
Dane źródłowe gromadzone za pomocą narzędzi Google Analytics przechowywane są przez okres 24 miesięcy od ich pozyskania.

Z jakich źródeł Administrator pozyskuje dane:
Administrator w ogromnej większości przypadków pozyskuje dane bezpośrednio od osoby zainteresowanej, która podaje swoje podstawowe dane wchodząc w interakcje z pracownikami lub przedstawicielami administratora. Informacja taka może być dostarczona do administratora:
– na piśmie poprzez wysłanie korespondencji pocztowej na adres Administratora albo adres jakiejkolwiek jego placówki
– wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu nawiązania kontaktów biznesowych lub zapytań o produkty z prośbą o udzielenie odpowiedzi zwrotnej
– telefonicznie, kontaktując się z pracownikami Administratora
Dane kontaktowe osób reprezentujących Klienta Administrator może pozyskać bezpośrednio od Klienta, jeżeli takie jest wymaganie biznesowe Klienta i zamierza on wskazać swoich reprezentantów biznesowych w określonych obszarach działania
Administrator może pozyskiwać dane z informacji ogólnie dostępnych, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy lub bazy CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), firmowych stron internetowych, w zakresach danych publikowanych w sposób jawny.
Prawa osób, których dane są przetwarzane przez Administratora
Każda osoba fizyczna, której dane przetwarza Administrator ma prawo do:
-dostępu do treści swoich danych – jeżeli chce dowiedzieć się jakie dane przetwarzane są przez Administratora
-sprostowania danych – w każdym przypadku, kiedy uzna, że dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe,
-ograniczenia przetwarzania – w każdym przypadku, kiedy uzna, że zakres przetwarzanych danych jest nieadekwatny do celów do jakich to przetwarzanie jest wykonywane,
-wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w każdym przypadku, kiedy uzna, że dany cel przetwarzania danych ma zostać wstrzymany
-cofnięcia zgody na dalsze przetwarzanie danych w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody na przetwarzanie danych nie ma wpływu na przetwarzanie danych, które dokonywane było w przeszłości.
-usunięcia danych (realizacji prawa do bycia zapomnianym), jeżeli uzna, że chce skorzystać z takich uprawnień.
-przeniesienia danych – każda osoba fizyczna może wystąpić o zapisanie wszystkich przekazanych do Administratora danych do osobnego pliku w celu przekazania tych danych do innego podmiotu.
-wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora do organu nadzorczego

Operacje usunięcia, sprostowania danych, wstrzymania dalszego przetwarzania danych i egzekwowania prawa do bycia zapomnianym, realizowana jest przez Administratora niezwłocznie po uzyskaniu takiego żądania od osoby, której dane są przetwarzane, po potwierdzeniu jej tożsamości, chyba, że taka operacja stoi w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa lub jest sprzeczna z prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora. Przykładowo, jeżeli dane Klienta występują na Fakturze VAT i nie upłynął okres, w którym Administrator ma obowiązek przechowywania tych danych dla celów realizacji obowiązku podatkowego, a Klient zażądał ich usunięcia, żądanie takie nie będzie mogło być przez Administratora wykonane.
W celu realizacji praw o których mowa powyżej należy kontaktować się na adres siedziby Spółki lub wysyłając korespondencję elektroniczną na adres iod@eltrim.com.pl
Podmioty, którym Administrator przekazuje dane osobowe
Administrator udostępnia dane następującym podmiotom, które wspomagają działalność prowadzoną przez administratora:
-Firmom transportowym i spedycyjnym współpracującym z Administratorem, w zakresie adresów dostaw towarów oraz danych osób uprawnionych do odbioru towarów w imieniu Klienta
-Firmie świadczącej wsparcie w zakresie użytkowanego systemu ERP, w zakresie minimalnym w jakim jest to konieczne dla celów wykonywania prac serwisowych
-Firmie świadczącej dla Administratora usługi poczty elektronicznej.
-Współpracującym z Administratorem kancelariom prawnym oraz firmom ubezpieczeniowym i windykacyjnym w zakresach wynikających z prowadzonych spraw związanych z odzyskiwaniem należności oraz ubezpieczaniem transakcji lub obroną przed roszczeniami.
-Współpracującymi z administratorem kontrahentami (np. dostawcy) w zakresie koniecznym do wykonania umów handlowych (np. podanie adresu klienta i kontaktu w przypadku bezpośredniej dostawy towaru od dostawcy do klienta).
W każdym przypadku udostępniania danych osobowych lub zaistnienia możliwości udostępnienia takich danych Administrator stosuje procedury organizacyjne i środki techniczne minimalizujące zakres udostępnianych danych oraz ryzyko dostępu do tych danych przez osoby nieuprawnione.
Administrator przekazuje dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonego celu handlowego, w szczególności nie udostępnia danych innym podmiotom w celach komercyjnych oraz nie sprzedaje danych osobowych. Ochrona informacji związanych z danymi Klientów oraz Osób kontaktowych jest dla Administratora zadaniem priorytetowym.

Administrator nie udostępnia danych Klientów oraz Osób kontaktowych poza granice Unii Europejskiej, za wyjątkiem sytuacji, kiedy taka dyspozycja zostaje zlecona przez Klienta (np. zlecenie wysłanie towaru na zlecenie Klienta poza granice UE).

Kontynuując przeglądanie strony wyrażasz zgodę na używanie przez nas plików cookies. Więcej informacji